ECD
ECD een mogelijkheid om de black box te ontsluiten
15 OKT 2007
Vanuit de zorginhoud heeft ActiZ een programma van eisen opgesteld voor een
elektronisch cliëntendossier. Hiermee kunnen de zorginstellingen in gesprek met
de ict-leveranciers.
Zorgbestuurders krijg je mee op de inhoud. Met die
wijsheid is ActiZ, de brancheorganisatie voor de thuis- en ouderenzorg, twee
jaar geleden begonnen aan het ECD-project. Doel is de invoering van een
elektronisch cliëntendossier in de sector.
Het vertrekpunt vormde het
zorgleefplan, vertelt Marianne Straks, manager branchebeleid en ondernemerschap
bij ActiZ. “Van daaruit zijn we gaan nadenken hoe ict de zorgprocessen binnen de
instellingen kan ondersteunen.”
Optimaliseren
Daarnaast leefde er bij de lidinstellingen
van ActiZ de behoefte om met behulp van ict de bedrijfsvoering te optimaliseren.
Straks: “Door allerlei zaken aan elkaar te knopen: de indicatie, het zorgplan,
de financiële administratie.”
Maar er werd bij het ECD-project niet alleen
gekeken naar de wensen van de zorginstellingen, ook met de belangen van de
ICT-leveranciers werd rekening gehouden. Straks: “De leveranciers gaven aan dat
ze best wilden investeren in de ontwikkeling van een ECD maar dan moest daar wel
een collectieve vraag achter zitten. En dat was ook het doel van het
ECD-project.”
Zorgleefplan
Vanuit het zorgleefplan en in nauw overleg met de ActiZ-leden
is er een programma van eisen opgesteld. Straks: “We hebben onze leden de vraag
voorgelegd waar allemaal rekening mee moet worden gehouden om de zorg- en
bedrijfsprocessen goed te laten verlopen: de indicatie, het deskundigheidsniveau
van de medewerkers, contacten met de familie, enzovoorts. Vervolgens hebben we
een concept-programma van eisen op het web gezet en iedereen de mogelijkheid
gegeven om dit aan te vullen. Daarna is dit document weer terug gebracht tot
behapbare proporties.”
Inmiddels ligt de definitieve versie van het programma van eisen op tafel
en kunnen de zorginstellingen in gesprek met de ict-leveranciers. Er is bij het
programma van eisen ruimte gelaten voor de instellingen om het aan te vullen,
benadrukt Straks. Plusminus 80 procent ligt vast, de overige 20 procent kunnen
de instellingen zelf invullen.
Enthousiasme
Volgende stap is het omzetten van het programma van eisen in een
daadwerkelijk draaiend ECD. Vorig jaar werd de lidinstellingen gevraagd wie als
pilot een ECD wilde invoeren. Het enthousiasme van de ActiZ-leden bleek
overweldigend. Zo’n 120 instellingen meldden zich. Uiteindelijk werden de
volgende vier instellingen gekozen: Regionale Stichting Zorgcentra de Kempen in
Bladel, Stichting Brentano in Amstelveen, De Vitalis Zorggroep in Eindhoven en
Woonzorgcentrum en verpleeghuis Siloam, een onderdeel van Zorggroep Rijmond in
Rotterdam.
Om de overige 116 lidinstellingen niet met lege handen achter te
laten, zijn kennisgroepen gevormd waar de instellingen kennis en ervaringen met
betrekking tot het ECD kunnen uitwisselen. En ook daar blijkt het enthousiasme
groot, vertelt Straks.
Black box
Zorggroep Rijmond heeft zich aangemeld als pilot omdat
de instelling gelooft in de systematiek van het ECD, vertelt bestuurder Frans
Knuit. “Het biedt de mogelijkheid om de black box in de zorg te ontsluiten. Met
behulp van een ECD breng je precies in kaart wat de indicatie is, wat je
afspreekt met de cliënt en welke zorg je uiteindelijk levert.”
Dat heeft zowel financiële als kwalitatieve consequenties, legt Knuit uit. “Door de indicatie naast de daadwerkelijk geleverde zorg te leggen, blijkt vaak dat er meer zorg wordt geleverd dan er is geïndiceerd.”
Dat heeft zowel financiële als kwalitatieve consequenties, legt Knuit uit. “Door de indicatie naast de daadwerkelijk geleverde zorg te leggen, blijkt vaak dat er meer zorg wordt geleverd dan er is geïndiceerd.”
Maar invoering van het ECD
komt ook de kwaliteit van de zorg ten goede. Door de koppeling van het ECD aan
de normen voor verantwoorde zorg en protocollen. Knuit: “Je gaat echt
vraaggericht werken. Met de indicatie in je hand stap je naar de cliënt en vraag
je wat zou u graag willen, welke zorg en op welk moment?”
Subsidie
Meedoen aan de
pilot is ook aantrekkelijk, geeft Knuit toe, omdat de helft van de kosten worden
vergoed dankzij een subsidie van het ministerie van VWS. Hiervoor wordt onder
meer adviesbureau Advisaris betaald die de vier pilots begeleidt bij de
invoering van het ECD.
Maar het is ook gewoon leuk om mee te doen, aldus
Knuit. “Onze sector staat voortdurend onder druk en met dit project neem
je de medewerkers mee met een ontwikkeling die raakvlakken heeft met vernieuwing
en ondernemerschap en dat heeft een positieve uitstraling op je
instelling.”
Het is wel een ingrijpende operatie, vindt Knuit. “Invoering van een ECD gaat niet zozeer om ict, het is meer een organisatievraagstuk. Uiteindelijk gaat heel je bedrijfsvoering op de schop.”
Het is wel een ingrijpende operatie, vindt Knuit. “Invoering van een ECD gaat niet zozeer om ict, het is meer een organisatievraagstuk. Uiteindelijk gaat heel je bedrijfsvoering op de schop.”
Monopolie
Door het programma van eisen is de verhouding met de softwareleveranciers
veranderd, heeft Knuit gemerkt. “Het heeft onze onderhandelingspositie
versterkt. Voorheen moest je bij onderhandelingen met leveranciers een flinke
zak met geld meenemen. Wat ook wel begrijpelijk is omdat het om maatwerk ging.
Met het programma van eisen zie je de leveranciers denken: hier moet ik in
meegaan anders ben ik straks mijn markt kwijt. ActiZ is in staat gebleken om de
leveranciersmarkt open te breken.”
Door het gemeenschappelijk programma van
eisen is de thuis- en ouderenzorg inderdaad ineens een aantrekkelijke markt
geworden voor de ict-leveranciers, vult Straks aan. Waren in het begin maar een
handvol leveranciers bij het ECD-project betrokken, inmiddels bieden achttien
leveranciers een ECD aan.
Looplijsten
Bij Zorggroep Rijmond gaan ze vooralsnog door met
de huisleverancier. In september worden de eerste stappen gezet bij het
uitrollen van het ECD. “Knuit: We beginnen met de cliëntagenda. Daaraan worden
de looplijsten gekoppeld en vervolgens de zorgregistratie.”
Knuit ziet in de
toekomst ook mogelijkheden om het ECD uit te breiden tot buiten de grenzen van
de instelling. “Ik denk aan het uitwisselen van patiëntgegevens met de
huisartsen en de ziekenhuizen. Daar zie ik nog wel kansen liggen.”
Het is natuurlijk niet de bedoeling dat het ECD alleen bij de vier
pilot-instellingen wordt ingevoerd. ActiZ heeft daarom bij VWS subsidie
aangevraagd voor een financiële impuls die ervoor moet zorgen dat de komende
jaren zo’n honderd tot honderdvijftig zorginstellingen met het ECD aan de slag
gaan. Straks: “Om de aanvangskosten te dekken zodat het vliegwiel gaat
draaien.”
Interviews:
Joris Kleinveld, directeur Auxilium:
‘Het wordt dringen op de ECD-markt’
‘Het wordt dringen op de ECD-markt’
“Wij zijn nu bezig met het stapsgewijs invoeren van het door ons
ontwikkelde elektronisch cliëntendossier (ECD) in Het Zonnehuis-Beekbergen. We
zijn begonnen met een paar cliënten, vervolgens een afdeling en nu de hele
instelling.
In het begin dacht ik nog in enkele maanden, met een paar honderd uur klaar te zijn. Inmiddels zijn we drie jaar verder en zit er al 10.000 uur in. Het begint steeds meer op een uit de hand gelopen hobby te lijken. Wij doen gelukkig ook nog andere dingen, anders was ik allang failliet.
Het gaat om de blauwe map waarin nu alles wordt bijgehouden en die overal mee naartoe wordt gesjouwd. Die moet je omzetten in een ECD. Wij hadden al een systeem waarmee meerdere mensen aan hetzelfde document konden werken en dachten dat is een mooi begin. Gaandeweg kwam er echter steeds meer bij: zorgafspraken, protocollen. Op een gegeven moment bleek het programma te zwaar voor ons platform en in 2005 zijn we opnieuw begonnen. Nu is ons ECD helemaal dot.net.
Je moet in deze markt een lange adem hebben. De besluitvorming verloopt vaak traag en duurt in de regel een jaar of twee, drie. En op het allerlaatste moment kan een zorginstelling toch ineens weer voor een hele andere koers kiezen.
De koudwatervrees van de zorginstellingen zit ‘m niet zozeer in de investeringen. Die vallen relatief nog mee, anderhalf à twee ton voor een cluster van instellngen, inclusief de implementatie. Het heeft meer te maken met de reputatie van ict dat het duur is en vaak niet goed werkt. En een ECD raakt wel je hele organisatie, als instelling ben je er echt afhankelijk van. Daar komt nog bij dat zorgmanagers ict nog vaak niet zien als een investering maar een kostenpost die ten koste gaat van de handen aan het bed.
Toch verwacht ik dat de komende twee jaar er het een en ander gaat gebeuren. De zorginstellingen zijn de selectieprocedures zat en gaan nu knopen doorhakken.
Er zijn in de sector verpleging en verzorging zo’n 1700 instellingen maar vaak gaat het om organisaties waar een tiental verpleeg- en verzorgingshuizen onder vallen. Daar tegenover staan achttien leveranciers. Dat wordt dus dringen.
Je kunt bij de leveranciers een tweedeling maken: de zittende leveranciers die groot zijn geworden in het pc-tijdperk en in deze sector begonnen zijn met de automatisering van de financiële en administratieve processen. En aan de andere kant de ict-leveranciers die groot zijn geworden tijdens de internet-hype en, inmiddels volwassen geworden, nu staan te trappelen om de markt open te breken.
Uiteindelijk denk is dat het vaak zal uitdraaien op een combinatie van oude financiële en administratieve systemen met nieuwe bedrijven die het ECD leveren. Voor ons is het namelijk niet aantrekkelijk om het financieel en administratieve gedeelte er ook nog bij te doen want daar heb je al goede programma’s voor.
In het begin dacht ik nog in enkele maanden, met een paar honderd uur klaar te zijn. Inmiddels zijn we drie jaar verder en zit er al 10.000 uur in. Het begint steeds meer op een uit de hand gelopen hobby te lijken. Wij doen gelukkig ook nog andere dingen, anders was ik allang failliet.
Het gaat om de blauwe map waarin nu alles wordt bijgehouden en die overal mee naartoe wordt gesjouwd. Die moet je omzetten in een ECD. Wij hadden al een systeem waarmee meerdere mensen aan hetzelfde document konden werken en dachten dat is een mooi begin. Gaandeweg kwam er echter steeds meer bij: zorgafspraken, protocollen. Op een gegeven moment bleek het programma te zwaar voor ons platform en in 2005 zijn we opnieuw begonnen. Nu is ons ECD helemaal dot.net.
Je moet in deze markt een lange adem hebben. De besluitvorming verloopt vaak traag en duurt in de regel een jaar of twee, drie. En op het allerlaatste moment kan een zorginstelling toch ineens weer voor een hele andere koers kiezen.
De koudwatervrees van de zorginstellingen zit ‘m niet zozeer in de investeringen. Die vallen relatief nog mee, anderhalf à twee ton voor een cluster van instellngen, inclusief de implementatie. Het heeft meer te maken met de reputatie van ict dat het duur is en vaak niet goed werkt. En een ECD raakt wel je hele organisatie, als instelling ben je er echt afhankelijk van. Daar komt nog bij dat zorgmanagers ict nog vaak niet zien als een investering maar een kostenpost die ten koste gaat van de handen aan het bed.
Toch verwacht ik dat de komende twee jaar er het een en ander gaat gebeuren. De zorginstellingen zijn de selectieprocedures zat en gaan nu knopen doorhakken.
Er zijn in de sector verpleging en verzorging zo’n 1700 instellingen maar vaak gaat het om organisaties waar een tiental verpleeg- en verzorgingshuizen onder vallen. Daar tegenover staan achttien leveranciers. Dat wordt dus dringen.
Je kunt bij de leveranciers een tweedeling maken: de zittende leveranciers die groot zijn geworden in het pc-tijdperk en in deze sector begonnen zijn met de automatisering van de financiële en administratieve processen. En aan de andere kant de ict-leveranciers die groot zijn geworden tijdens de internet-hype en, inmiddels volwassen geworden, nu staan te trappelen om de markt open te breken.
Uiteindelijk denk is dat het vaak zal uitdraaien op een combinatie van oude financiële en administratieve systemen met nieuwe bedrijven die het ECD leveren. Voor ons is het namelijk niet aantrekkelijk om het financieel en administratieve gedeelte er ook nog bij te doen want daar heb je al goede programma’s voor.
Jan-Paul van den Tillaard, manager business solutions Getronics PinkRoccade:
‘Nieuwe spelers op de markt houden je scherp’
“Vier jaar geleden, nog voordat ActiZ besloot een programma van eisen
voor het elektronisch cliëntendossier (ECD) op te stellen, is Getronics
PinkRoccade al begonnen met het ontwikkelen van een elektronisch zorgdossier. Nu
de branchevereniging met een programma van eisen komt, zie je dat ook andere
leveranciers daarop inhaken.
Natuurlijk zijn er aanpassingen nodig van ons zorgdossier, standaardapplicaties zijn nooit klaar. Na elke nieuwe versie zijn er wel weer nieuwe ontwikkelingen die in een volgende versie verwerkt moeten worden.
Het programma van eisen van ActiZ biedt een richtinggevend perspectief. De ene keer wat concreter dan de andere keer. Er staat bijvoorbeeld in het programma dat je met behulp van een ECD decubitus moet kunnen registreren. Maar hoe, daar kan elke leverancier zelf invulling aan geven. Een andere eis is dat met behulp van het ECD capaciteitsplanning mogelijk moet zijn. Nu zijn er hele studies gewijd aan capaciteitsplanning, in het programma van eisen is dat slechts een beperkte hoeveelheid proze.
Wij zijn de grootste in de caresector. In de ouderenzorg hebben we 140 instellingen als klant en in de thuiszorg zo’n 30 waaronder enkele hele grote. Onze ambitie is om voor de totale caresector één integrale oplossing aan te bieden onder de naam Care Solution Suite. De verschillende sectoren binnen de care verschillen natuurlijk wel van elkaar, maar je ziet steeds meer overeenkomsten. En je moet toch uniformeren om een zekere schaalgrootte te bereiken want anders overleef je het niet.
Door de komst van nieuwe spelers wordt er aan de positie van de grote leveranciers geknabbeld, ook aan die van Getronics PinkRoccade. Maar dat is alleen maar gunstig want het houd je scherp. Voordeel van de kleine leveranciers is dat ze snel kunnen schakelen, wij kunnen daarentegen continuïteit bieden. Wij richten ons sowieso met name op de wat grotere zorgaanbieders. Het zijn de olifanten die met olifanten dansen. Onze strategie daarbij is dat we een integrale oplossing bieden voor de caresector. Kleine leveranciers bieden vaker deeloplossingen aan. Nadeel daarvan is echter dat je met allerlei koppelingen moet werken.
Een bottleneck bij de invoering van het ECD is dat zorginstellingen nog geneigd zijn om ict-investeringen als een kostenpost te beschouwen. Terwijl intussen wel vaststaat dat investeringen in een ECD zichzelf terugverdienen. De sector begint dat overigens steeds meer te beseffen.
Uiteindelijk denk ik dat de kleine spelers het moeilijk gaan krijgen. Ik verwacht dat de concentratie bij de zorgaanbieders zich verder doorzet totdat er misschien zo’n 150 over blijven. En dan zal er ruimte zijn voor tussen de zes en acht leveranciers.”
Natuurlijk zijn er aanpassingen nodig van ons zorgdossier, standaardapplicaties zijn nooit klaar. Na elke nieuwe versie zijn er wel weer nieuwe ontwikkelingen die in een volgende versie verwerkt moeten worden.
Het programma van eisen van ActiZ biedt een richtinggevend perspectief. De ene keer wat concreter dan de andere keer. Er staat bijvoorbeeld in het programma dat je met behulp van een ECD decubitus moet kunnen registreren. Maar hoe, daar kan elke leverancier zelf invulling aan geven. Een andere eis is dat met behulp van het ECD capaciteitsplanning mogelijk moet zijn. Nu zijn er hele studies gewijd aan capaciteitsplanning, in het programma van eisen is dat slechts een beperkte hoeveelheid proze.
Wij zijn de grootste in de caresector. In de ouderenzorg hebben we 140 instellingen als klant en in de thuiszorg zo’n 30 waaronder enkele hele grote. Onze ambitie is om voor de totale caresector één integrale oplossing aan te bieden onder de naam Care Solution Suite. De verschillende sectoren binnen de care verschillen natuurlijk wel van elkaar, maar je ziet steeds meer overeenkomsten. En je moet toch uniformeren om een zekere schaalgrootte te bereiken want anders overleef je het niet.
Door de komst van nieuwe spelers wordt er aan de positie van de grote leveranciers geknabbeld, ook aan die van Getronics PinkRoccade. Maar dat is alleen maar gunstig want het houd je scherp. Voordeel van de kleine leveranciers is dat ze snel kunnen schakelen, wij kunnen daarentegen continuïteit bieden. Wij richten ons sowieso met name op de wat grotere zorgaanbieders. Het zijn de olifanten die met olifanten dansen. Onze strategie daarbij is dat we een integrale oplossing bieden voor de caresector. Kleine leveranciers bieden vaker deeloplossingen aan. Nadeel daarvan is echter dat je met allerlei koppelingen moet werken.
Een bottleneck bij de invoering van het ECD is dat zorginstellingen nog geneigd zijn om ict-investeringen als een kostenpost te beschouwen. Terwijl intussen wel vaststaat dat investeringen in een ECD zichzelf terugverdienen. De sector begint dat overigens steeds meer te beseffen.
Uiteindelijk denk ik dat de kleine spelers het moeilijk gaan krijgen. Ik verwacht dat de concentratie bij de zorgaanbieders zich verder doorzet totdat er misschien zo’n 150 over blijven. En dan zal er ruimte zijn voor tussen de zes en acht leveranciers.”
Ruben Leijnse, directeur zorg DataBalk:
‘Uiteindelijk blijven er drie, vier leveranciers
over’
“DataBalk is een redelijk grote speler in de care-markt. Van oorsprong
komen wij uit de thuiszorgmarkt. Op dit moment levert onze divisie het
zorginformatiesysteem Helios aan ruim vijftig zorginstellingen, van kleine
zorginstellingen met een paar honderd werknemers tot grote instellingen met
tussen de vijf- à zesduizend medewerkers. Helios ondersteunt alle zorgprocessen
en bevat een geïntegreerd elektronisch cliëntendossier (ECD). We zijn nu bezig
met het verwerken van het programma van eisen voor een ECD van ActiZ in
Helios.
Ons doel is om de komende jaren sterk te groeien in deze markt. Je ziet dat door het programma van eisen van ActiZ veel zorginstellingen opnieuw naar hun softwaresystemen gaan kijken en een heroverweging maken: ga ik door met dit systeem of kies ik voor een nieuw systeem. Wij plukken daar nu al de vruchten van doordat sommige zorginstellingen besluiten om over te stappen naar DataBalk. Maar ook fusies zorgen ervoor dat zorginstellingen een heroverweging maken.
Op dit moment zijn wij in gesprek met één van de vier landelijke pilots die het ECD als eersten gaan implementeren. De andere drie pilots hebben ervoor gekozen om het ECD-traject uit te voeren met hun bestaande zorginformatiesysteem. Wij adviseren om bij de invoering van een ECD bij de basis te beginnen en eerst goed te beoordelen of je softwaresysteem aan alle eisen voldoet.
De huidige achttien leveranciers die een ECD aanbieden zijn er eigenlijk te veel. Je moet als leverancier je pakket voortdurend aanpassen aan de veranderingen in de wet- en regelgeving en je moet investeren in het verder doorontwikkelen van je pakket. Een leverancier moet over een gezonde financiële basis beschikken en voldoende klanten hebben om die investeringen te kunnen opbrengen.
Ik verwacht daarom dat er de komende jaren een herschikking van leveranciers zal plaatsvinden. En ik ben ervan overtuigd dat de leveranciers die een integrale oplossing aanbieden met een ECD dat alle zorgprocessen ondersteunt en dat ook de efficiency van de bedrijfsvoering verbetert, de slag zullen winnen. Uiteindelijk blijven er drie, vier leveranciers over en daar horen wij zeker bij.” (ICTzorg - Mario Gibbels)
Ons doel is om de komende jaren sterk te groeien in deze markt. Je ziet dat door het programma van eisen van ActiZ veel zorginstellingen opnieuw naar hun softwaresystemen gaan kijken en een heroverweging maken: ga ik door met dit systeem of kies ik voor een nieuw systeem. Wij plukken daar nu al de vruchten van doordat sommige zorginstellingen besluiten om over te stappen naar DataBalk. Maar ook fusies zorgen ervoor dat zorginstellingen een heroverweging maken.
Op dit moment zijn wij in gesprek met één van de vier landelijke pilots die het ECD als eersten gaan implementeren. De andere drie pilots hebben ervoor gekozen om het ECD-traject uit te voeren met hun bestaande zorginformatiesysteem. Wij adviseren om bij de invoering van een ECD bij de basis te beginnen en eerst goed te beoordelen of je softwaresysteem aan alle eisen voldoet.
De huidige achttien leveranciers die een ECD aanbieden zijn er eigenlijk te veel. Je moet als leverancier je pakket voortdurend aanpassen aan de veranderingen in de wet- en regelgeving en je moet investeren in het verder doorontwikkelen van je pakket. Een leverancier moet over een gezonde financiële basis beschikken en voldoende klanten hebben om die investeringen te kunnen opbrengen.
Ik verwacht daarom dat er de komende jaren een herschikking van leveranciers zal plaatsvinden. En ik ben ervan overtuigd dat de leveranciers die een integrale oplossing aanbieden met een ECD dat alle zorgprocessen ondersteunt en dat ook de efficiency van de bedrijfsvoering verbetert, de slag zullen winnen. Uiteindelijk blijven er drie, vier leveranciers over en daar horen wij zeker bij.” (ICTzorg - Mario Gibbels)
Dit artikel verscheen eerder in ICTzorg magazine, jrg. 8/nr. 3 - mei/juni
2007
Tip een collega
Print
