Dokters en managers van het Diakonessenhuis willen snel beschikken over begrijpelijke informatie. Het ziekenhuis is daarom op zoek gegaan naar software die dit kan leveren. 

Stuurinformatie. Daar had het Diakonessenhuis – met locaties in Utrecht, Zeist en Doorn – behoefte aan. Want eens in de maand een moeizaam tot stand gekomen rapportje met verouderde cijfers, dat kan in deze tijd van transparantie, prestatie-indicatoren en toenemende marktwerking niet meer.

In de praktijk blijkt er vaak een directe aanleiding nodig om het proces in gang te zetten. In het Diakonessenhuis was dat de implementatie van het zorginformatiesysteem (ZIS) van ChipSoft in 2005. Een prachtig systeem, aldus Esther Lutteke, maar minder geschikt voor het maken van managementrapportages.

Lutteke, voorheen ok-assistente, is teamleider Competence Center in het Diakonessenhuis. Zij is vanaf het begin betrokken bij de introductie van de business intelligence applicatie in het Utrechtse ziekenhuis.

Het is begonnen op het operatiecentrum, vertelt ze. Daar waren ze al gewend om rapportages te maken met Crystal Reports. “Toen met de implementatie van het ZIS van ChipSoft dit niet meer mogelijk bleek te zijn, zijn we een selectietraject begonnen.”

Een projectgroep bestaande uit it’ers, managers en chirurgen heeft eerst de eisen opgesteld waaraan de applicatie moest voldoen. Lutteke: “De applicatie moest in de allereerste plaats de aanwezige data in hapklare brokken kunnen omzetten.”

Daarbij gaat het om zowel informatie voor de managers als de dokters. De managers willen informatie over de productie, wachttijden en wisseltijden om te kunnen sturen. De artsen hebben informatie nodig voor onder meer de visitaties van hun wetenschappelijke verenigingen.

De software moest daarnaast de verschillende databases in het ziekenhuis kunnen ontsluiten én integreren. Niet alleen het ZIS van ChipSoft maar ook de applicaties die bijvoorbeeld gebruikt worden door de anesthesisten of de facilitaire dienst. Lutteke: “Er is zoveel informatie in een ziekenhuis aanwezig en bij tachtig procent daarvan kunnen we niet eens bij.”

Tot slot moest de software gebruiksvriendelijk zijn. Lutteke: “Specialisten moeten zelf rapportages kunnen maken. Iemand die kan surfen op het internet, moet ermee om kunnen gaan. Bovendien wilden we snelle resultaten. Niet dat we een jaar moeten wachten op het eerste rapport.”

Dwarsverbanden

Bestaande business intelligence systemen bleken niet te voldoen aan de eisen van het Diakonessenhuis. De projectgroep vond ze bijvoorbeeld niet gebruiksvriendelijk. Lutteke: “We zijn wezen kijken in een ander ziekenhuis en daar bleek de it-afdeling de rapporten te moeten maken, en die raakte daarbij zelfs de weg kwijt.”

Andere tekortkoming was dat de onderzochte systemen niet in staat waren om dwarsverbanden te leggen tussen de verschillende databases in het ziekenhuis. Lutteke: “En het waren bovendien dure producten.”

Uiteindelijk is het Diakonessenhuis uitgekomen bij Information Builders. De software van deze nieuwe speler in de Nederlandse zorgsector voldeed aan alle eisen van het ziekenhuis. Information Builders heeft een webbased Business Intelligence systeem, WebFocus. Via een dashboard kunnen specialisten en managers op eenvoudige wijze zelf rapportages samenstellen. Daarnaast biedt Information Builders met iWay Software de mogelijkheid om alle aanwezige informatie in het Diakonessenhuis met elkaar te combineren.

Gejuich

Binnen een paar weken is de software geïmplementeerd op het operatiecentrum. De specialisten en managers kunnen kiezen uit diverse wat Lutteke rapportage-omgevingen noemt: aantal patiënten, wachttijden, wisseltijden, bezettingstijden en verrichtingen in het zogeheten B-segment. Inmiddels wordt het systeem ook geïmplementeerd op de spoedeisende hulp.

De chirurgen op het operatiecentrum zijn enthousiast, vertelt Lutteke. “Gegevens waar ze voorheen maanden op moesten wachten, halen ze nu zelf direct uit de computer.” En bij de spoedeisende  hulp werd de mededeling dat zij de volgende in de rij waren, met gejuich ontvangen. Lutteke: “Daar werd nog geteld en geturfd op papier.”

Het systeem wordt nu stap voor stap uitgerold in het ziekenhuis. Lutteke: “Je ziet dat afdelingen zichzelf melden om als volgende aan de beurt te komen.” De consultants van Information Builders zijn nu nog bij betrokken bij de implementatie maar het Competence Center van het Diakonessenhuis zal dit straks helemaal zelfstandig doen.

Het is de bedoeling dat de investering wordt terugverdiend doordat de organisatie met behulp van de informatie uit de rapportages efficiënter gaat werken. Alleen de administratieve besparingen zijn al aanzienlijk. Lutteke: “We hebben berekend dat bij de maatschap algemene chirurgie door dit systeem een tijdswinst is geboekt van 250 specialistenuren en 250 uur secretariële ondersteuning.” (ICTzorg - Mario Gibbels)

Dit artikel verscheen eerder in ICTzorg magazine jrg 8/nr. 2 maart/april 2007