Interview ict-manager GGZ: 'Besparing van een ton per jaar'

Een groots opgezette vernieuwing van de ict-structuur moet zorgen voor een betrouwbaarder computersysteem van GGZ Friesland. “We besparen met het nieuwe ict-systeem een ton per jaar”, aldus it-manager Gert Kuilder.

Het systeem waarmee GGZ Friesland nu werkt ligt er op jaarbasis zeven à acht dagen uit, dat is een volle week. Aanleiding genoeg om drastische maatregelen te nemen. Ict-manager Gert Kuilder vertelt uiterst tevreden over de plannen die gemaakt zijn: “De ongeplande uitval wordt teruggedrongen tot maximaal een dag per jaar.”

Het project heeft de welluidende naam ‘We leggen de kiel’ meegekregen. Reden: er werken veel zeilfanaten bij GGZ Friesland. “De kiel vormt de basis van een boot, en dient ervoor om de boot op koers te houden. Dat mag ook van het nieuwe ict-systeem verwacht worden”, stelt Kuilder.

Nen 7510

Het doel van ‘We leggen de kiel’ is onder andere een hoge beschikbaarheid van de systemen, die moet naar 99,9 procent, ook moet de capaciteit groeien. De normen van NEN 7510 vragen daar om en die zijn maatgevend. “Door een snellere verwerking van gegevens is er meer tijd voor de patiënt.”

GGZ Friesland biedt ict aan op 56 locaties in heel Friesland, het netwerk wordt extern ingehuurd. Ze gaan gebruikmaken van een administratie die dubbel is opgeslagen. Eén systeem staat in een GGZ Friesland-gebouw, de ander in Data Centrum Friesland (DCF). Het DCF ligt tien kilometer van GGZ Friesland vandaan, en is speciaal ingericht voor het opvangen van calamiteiten. De ruimte is boven zeeniveau gebouwd. “Bij uitval van één locatie neemt de andere locatie de taken binnen enkele miliseconden over.” De verbinding tussen de computerzalen loopt via twee paden:  één door Noord- en één door Zuid-Leeuwarden. De zesentwintig grootste ggz-instelingen zijn dubbel aangesloten op het netwerk. “Bij rampen blijft GGZ Friesland in de lucht”, garandeert Kuilder.

Voor dertig kleinere locaties, met minder dan zeven werkplekken, bleek de investering te groot. Deze zijn enkelvoudig aangesloten op het netwerk. Het voorkomen van uitval was bij de kleinere locaties een duurdere oplossing dan de uitval voor lief te nemen. Kuilder: “Bij geval van nood kunnen de kleintjes voor cruciale gegevens terecht bij de grotere. Daar hebben we dan telefoon en fax nog voor.”

Rekensom
De kosten die begroot zijn voor de verbetering van de ict zijn niet gering. Toch is er sprake van een goede business case. De huidige uitval kost een miljoen euro per jaar, niet uitgevoerde afspraken en niet geregistreerde zorg resulteren in die kostenpost. “Het budget dat we voor ‘We leggen de kiel’ hebben vrijgemaakt is vier en een half miljoen euro, verspreid over vijf jaar. Dan is de rekensom snel gemaakt”, concludeert Kuilder. “We besparen met het nieuwe ict-systeem een ton per jaar. Terwijl de kwaliteit en zekerheid van ict en zorg enorm toenemen.”

Met de financiële en technische kant van het verhaal zit het wel snor, maar ook de mensen aan de zorgkant zijn tevreden. “Zij kunnen sneller beschikken over de patiëntendossiers, terwijl de registratie uitgebreider en zorgvuldiger wordt. Er komt meer ruimte voor zorginhoudelijke informatie, bijvoorbeeld voor systemen die de effecten van een behandeling meten.”
Dat de zorg tevreden is, is niet verwonderlijk. De eisen waaraan het systeem moet voldoen zijn door de zorgkant opgesteld. De ict’ers zijn daarmee aan de slag gegaan. De drie eisen: De performance moet hoger, de beschikbaarheid moet groter en bij calamiteiten moet het systeem zich snel en goed herstellen. “We zijn daar in mee gegaan, maar hebben wel gezegd: ‘Als er een bom op Leeuwarden valt, dan kunt u het ons niet kwalijk nemen dat het systeem uit de lucht is.’ Daarmee gingen ze uiteraard akkoord”, aldus Kuilder.

Het management van de kleinere locaties hebben er mee ingestemd dat zij niet dubbel aangesloten werden op het ggz-netwerk. Anders zouden de kosten simpelweg te hoog zijn geworden. Kuilder: “Het geld dat we als ggz krijgen kan maar één keer uitgegeven worden.”
Het is voor het eerst dat managers sturen met eisen. “Onze ict ‘ers snappen die manier van werken. De goddelijke status van het beroep van ict’er gaat er misschien een beetje af, maar daar zijn we hier heel nuchter in.”

Graafwerkzaamheden
Op 1 maart van het volgende jaar moeten de centrale computersystemen klaar zijn. Volgens het schema dienen op 1 juli de 26 grote locaties aangesloten te zijn, de kleine volgen net voor de kerst op 24 december 2009.

In de planning is zes weken uitloop gepland, tijdens de zomervakantie. “Het aansluiten van de grote locaties is namelijk lastig te plannen. En zoiets als de vergunningen om graafwerkzaamheden te verrichten hebben we niet in eigen hand”, zegt Kuilder. “De vergunningen voor dat soort zaken zijn door ons voor de zekerheid vroeg aangevraagd.”
Het project wordt uitgevoerd door VCD. “We hadden al goede ervaringen met dat bedrijf, daarnaast bleek de offerte de beste prijs/kwaliteit verhouding te bieden. VCD is verantwoordelijk voor het resultaat. Wat er voor zorgt dat er een zakelijke sfeer ontstaat, dat is wel zo prettig.”

Implementatie EPD

GGZ Friesland is een ggz-instelling die op deze grote schaal bezig is met ict. Kuilder: “Dat anderen dat niet doen ligt aan de kosten die gemaakt moeten worden.” De investering in ict levert GGZ Friesland geld op omdat ze ver zijn met het EPD. “We staan in de top drie van ggz-instellingen die druk zijn met de implementatie van het EPD. Daardoor zijn we erg afhankelijk van ict. Als er fouten gemaakt worden, dan zijn de kosten des te hoger.” De noodzaak tot investering is er en dan is het gemakkelijk om een business case te vormen. “Er zijn ggz-instellingen die nog veel met papier werken. Als er bij hen computers uitvallen zijn de problemen te overzien.”

De invoering van een derde generatie EPD van McKesson is voltooid, de vierde en vijfde moeten in 2010 af zijn. “Het kan veel beter, maar McKesson is het beste wat er voor handen is op EPD-gebied. Ggz-instellingen zijn maar kleine klanten die niet al te dik betalen, daarnaast volgen de wetswijzigingen elkaar in rap tempo op. Met al die beperkingen in het achterhoofd doet McKesson het gewoon goed.” (ICTzorg - Hein Bosman)

Dit artikel verscheen eerder in ICTzorg Magazine, november/december 2008.

Terug naar vorige pagina  »