Kosten en baten van elektronisch voorschrijfsysteem

Schuilt er een business case in de aanschaf en het gebruik van een elektronisch voorschrijfsysteem (EVS)? Dat onderzocht M&I/Partners voor een ziekenhuis in het midden van Nederland.

Uit onderzoeken op het gebied van medicatieveiligheid in ziekenhuizen kunnen de volgende twee conclusies worden getrokken: van alle fouten die worden gemaakt bij het voorschrijven en toedienen van medicatie is slechts een klein deel bekend, en geautomatiseerde ondersteuning van het medicatieproces draagt bij aan de patiëntveiligheid tijdens het verblijf in het ziekenhuis. Deze conclusies zijn op zichzelf al reden genoeg om de potentiële opbrengsten van een EVS nader te onderzoeken.

Patiëntveiligheid
Het is nog geen gemeengoed, dat in ziekenhuizen de kosten en opbrengsten van ict-projecten in kaart worden gebracht, voordat een besluit over de investeringen wordt genomen. Dat was echter wel de wens van het ziekenhuisbestuur, dat ons vroeg om een marktverkenning uit te voeren, het programma van eisen op te stellen en vervolgens de business case te ontwikkelen voor de aanschaf en invoering van een EVS. Zoals bij vele ziekenhuizen het geval is, was de patiëntveiligheid één van de prioriteiten in het beleid en de strategie van het ziekenhuisbestuur.

Er spelen veel vragen als het gaat om een business case voor een EVS. Ten eerste: welke potentiële opbrengsten zal een EVS in de praktijk hebben, en in hoeverre zijn die werkelijk te verzilveren tot besparing van kosten? Daarnaast speelt de vraag: hoe ziet het invoeringstraject voor een EVS er uit, en vooral: welke implicaties heeft het voor de artsen, de verpleegkundigen en de apotheek, en welke gevolgkosten zijn daaruit te verwachten? De laatste vraag die meespeelt: aan welke voorwaarden moet de ict-infrastructuur voldoen en welke eisen worden aan de beheerorganisatie gesteld, om een EVS succesvol te kunnen invoeren en gebruiken? En welke investeringen zijn nodig, als de bestaande infrastructuur en ict-organisatie niet (voldoende) op orde zijn?

EVS nader bekeken
Het EVS doet veel meer dan het voorschrijven van medicatie voor patiënten. De naam is eigenlijk te beperkt. Feitelijk bestaat een modern systeem uit drie onderdelen: het EMD – het elektronisch medicatiedossier, het EVS – het elektronisch voorschrijven van medicatie en de TDR – de toedieningregistratie.

Het EMD ondersteunt de invoer, mutatie en raadpleging van patiëntgegevens door en voor artsen, verpleegkundigen en medewerkers van de ziekenhuisapotheek. Als het systeem gekoppeld is met externe gegevensbronnen van bijvoorbeeld huisartsen en apothekers, kan een zo’n compleet mogelijk bestand worden opgebouwd van alle relevante medicatiegegevens van een patiënt.

Interpretatiefouten
Het EVS ondersteunt de artsen bij het selecteren en voorschrijven van de juiste medicijnen met de bijbehorende dosering. Gebruik van het systeem voorkomt verschrijvingen door de arts en interpretatiefouten door de verpleegkundigen of de apotheek. Bovendien waarschuwt het systeem bij (mogelijke) interacties tussen medicijnen en contra-indicatiemeldingen bij bijvoorbeeld allergieën. Het TDR ondersteunt bij het uitzetten van de medicatie voor de deelrondes op de afdelingen. Bovendien voert het controles uit aan het bed, op de juistheid van de toediening.

Van alle bekende medicatiefouten die in ziekenhuizen worden gemaakt vindt ongeveer 40 procent plaats bij het voorschrijven van de medicijnen en eveneens plusminus 40 procent bij het toedienen. Van de voorkombare medicatiefouten berokkent een deel schade aan de patiënt. Deze voorkombare fouten worden door een goed gebruik van het EVS sterk verminderd. Overigens heeft het EVS ook opbrengst bij medicatiefouten die geen (merkbare) schade voor de patiënt opleveren. De maatregelen en (extra) medische handelingen, die nodig zijn om de schade te voorkomen nadat de medicatiefout is gemaakt, verhogen de werkdruk en kosten geld.

Potentiële opbrengsten
De primaire opbrengst van het EVS ligt op het terrein van de medicatieveiligheid. Dat is niet alleen een opbrengst in geld door besparing van kosten die het gevolg zijn van medicatiefouten. Het is ook een opbrengst in het imago van het ziekenhuis en het vertrouwen van patiënten. Het voorkomen van fouten leidt ook tot minder klachtprocedures en een toegenomen vertrouwen in het handelen van artsen en verpleegkundigen.

Het EVS biedt ook winst wat betreft de indirecte gevolgen van medicatiefouten. Verkeerde of verkeerd toegediende medicijnen leiden veelal tot extra medisch handelen, dat bovendien vaak urgent van aard is, en dus de reguliere procesgang verstoort. Dat kan betekenen dat urgent onderzoek en analyse moeten worden gedaan, eventueel gevolgd door ingrijpen en het zorgvuldig monitoren van effecten bij de patiënt. De checks en controles die in het EVS zijn ingebouwd verminderen de kans op dergelijke fouten.

Herhaalrecepten
Een derde opbrengst van een EVS is de toegenomen efficiency in de procesgang van voorschrijven en toedienen van medicatie. Eventuele fouten of misverstanden worden eerder ontdekt en teruggemeld aan de voorschrijvende arts of de toedienende verpleegkundige.
Verder zal bij herhaalrecepten tijdswinst worden geboekt, omdat de eerder opgeslagen gegevens niet opnieuw hoeven te worden opgeschreven. Bovendien kunnen toedieninstructies tot op een laat moment nog worden aangepast en beschikbaar worden gesteld aan het verplegend personeel, dat bezig is de toedienronde uit te voeren.

Een vierde en laatste opbrengst is de toegenomen werksatisfactie bij artsen, verpleegkundigen en apothekers. Afgezien van een periode van leren en optimaliseren van het gebruik, leidt het EVS tot minder administratieve handelingen en kunnen met name verpleegkundigen en apotheekmedewerkers zich meer concentreren op de inhoudelijke aspecten van hun werk.

De uitdrukkelijke vraag aan M&I/Partners was om de opbrengsten van het EVS zo veel als mogelijk te kwantificeren. Dat is ook gebeurd. Als voorbeeld volgt nu de kwantitatieve schatting van de primaire opbrengst van het EVS: de verkorting van de ligtijd van patiënten, die schadelijke gevolgen ondervinden van medicatiefouten. Het aantal en de aard van medicatiefouten is geschat op basis van onderzoek in de Gelre ziekenhuizen.

Vrijgekomen capaciteit
In potentie zouden door de invoering van het EVS jaarlijks ruim 5800 medicatiefouten kunnen worden voorkomen. Slechts in een beperkt aantal gevallen leidt dit tot schade voor de patiënt: circa 300 keer per jaar. Met een aangenomen gemiddelde verlenging van de ligduur van 4,5 dagen en ligkosten van 800 euro per ligdag, wordt de berekende besparing plusminus 1,1 miljoen euro per jaar. Deze besparing is mogelijk bij optimaal gebruik van de mogelijkheden van het EVS. Belangrijk is om op te merken dat deze besparing verzilverd wordt voor zover de besparing in extra ligdagen ook daadwerkelijk leidt tot extra inkomsten uit betaalde bezetting van de vrijkomende bedden. De feitelijk extra inkomsten zullen in de praktijk lager zijn dan de theoretische mogelijkheden. Daar staat tegenover, dat ook andere besparingen en extra inkomsten door de invoering van het EVS kunnen worden gerealiseerd. Denk bijvoorbeeld aan de besparing van werkzaamheden bij de apotheek als gevolg van het geautomatiseerde voorschrijven door de artsen. De vrijgekomen capaciteit kan elders worden ingezet.

Kosten
De eenmalige kosten bestaan uit kosten van de systeemleverancier en kosten voor projectmanagement en ict-aanpassingen. De totale eenmalige kosten worden geschat op ruim 1,3 miljoen euro. Hierin zijn de kosten voor een draadloos netwerk geheel ten laste van het EVS opgevoerd. In werkelijkheid zal het netwerk ook voor andere toepassingen worden ingezet, en kan de investering worden verdeeld. De jaarlijkse exploitatiekosten worden geschat op ruim een ton in euro’s.

Als eerste kan worden geconcludeerd, dat het mogelijk en zinvol is om vóór de aanschaf en invoering van een EVS, de potentiële opbrengsten en kosten in kaart te brengen. Daarmee wordt tevens bereikt dat alle betrokkenen zich een beeld vormen van de toekomstige werkwijze als het EVS is ingevoerd.

Ligtijd
In dit ziekenhuis bleek de keus voor aanschaf en invoering van een dergelijk EVS gerechtvaardigd op basis van de business case. Het bestuur heeft positief over de business case besloten. Ook als slechts de helft van de potentiële opbrengsten van verkorting van de ligtijd kan worden gerealiseerd, verdient het systeem zich al binnen twee jaar terug.
De jaarlijkse exploitatiekosten zijn veel lager dan de potentiële opbrengsten, die jaarlijks kunnen worden verzilverd. Daarnaast zijn er andere positieve effecten te verwachten, die de balans verder in het voordeel van het EVS doen doorslaan.

Een laatste conclusie is, dat een dergelijke business case gebaseerd is op een relatief beperkte hoeveelheid onderzoeksresultaten op het gebied van medicatiefouten. De ‘hardheid’ van de business case staat op gespannen voet met het taboe, dat heerst op medische fouten. Hoe meer openheid hierover wordt betracht, hoe beter de meerwaarde van een EVS kan worden aangetoond. Dat hoeft niet allemaal in de openbaarheid te gebeuren. Bestuurders van ziekenhuizen, die beslissen over investeringen zoals het EVS, dienen echter over voldoende informatie te beschikken. Het beschikbaar krijgen van voldoende onderbouwde gegevens over voorkombare medische fouten is nog een uitdaging.

Auteur
Gert den Hertog is principal adviseur bij het adviesbureau M&I/Partners.

Dit artikel verscheen eerder in ICTzorg Magazine mei/juni 2009.

Terug naar vorige pagina  »