Zelf EPD bouwen is goedkoper

Het enige beschikbare EPD voor SAP-ziekenhuis Albert Schweitzer was veel te duur en te gecompliceerd. Daarom besloot het ziekenhuis zelf een EPD te bouwen.

Het Albert Schweitzer ziekenhuis, locatie Dordwijk, wordt grondig verbouwd. Bouwvakkers zijn druk bezig de capaciteit van het pand met de helft uit te breiden. Ook de ict van het Dordtse ziekenhuis staat in de steigers.

Al zes jaar is het Albert Schweitzer ziekenhuis bezig met het ontwikkelen van een eigen EPD, met wisselend succes, zegt medisch manager van de ict Warry van Gelder. “Het is een leercurve. Twee jaar geleden hebben we besloten dat telkens losse stukjes bouwen voor aparte afdelingen niet werkt. Zelfs wanneer de bouw zich helemaal richtte op een specifieke afdeling, waren de gebruikers uiteindelijk niet tevreden met het resultaat.” Daar komt bij dat de EPD’s van de verschillende afdelingen niet meer op elkaar leken. Het ziekenhuis vond het een slecht plan om tientallen EPD’s te gaan bouwen.

i.s.h.med onbruikbaar

De belangrijkste reden om zelf te beginnen met de bouw van een EPD was dat de aanschaf van een al bestaand elektronisch patiëntendossier te duur bleek. Er was op het moment dat het Albert Schweitzer een EPD wilde maar één systeem leverbaar voor SAP-ziekenhuizen, genaamd i.s.h.med. “En dat was gewoon niet bruikbaar”, zegt Van Gelder stellig. “Het was heel complex en absoluut niet gebruiksvriendelijk. Te veel knopjes en heel onoverzichtelijk.”

Van Gelder was behalve over de kwaliteit van i.s.h.med ook niet te spreken over de prijs ervan.“We zouden miljoenen kwijt zijn en wat krijg je dan? Een doos met wat dvd’s. Daar staat alleen maar het EPD op, dat je dan zelf nog moet gaan invullen. Uiteraard komen er experts langs en managers, maar ook die worden betaald. Het kost dan nog steeds heel veel inspanning en miljoenen euro’s om dit te implementeren.”

'Houd het simpel'

Volgens Van Gelder zei de ict-afdeling toen: ‘We hebben behoorlijk wat knowhow, we bouwen het gewoon zelf.’ “Uiteraard hebben we gebruik gemaakt van bestaande technologieën, maar wij hebben zelf het maatwerk gedaan.” Het credo tijdens de ontwikkeling was: ‘houd het simpel.’ In 2007 is een klankbordgroep geformeerd met vertegenwoordigers uit verschillende specialismen, die samen met een aantal ict’ers zijn gaan kijken hoe een generiek EPD er uit diende te zien.

Voor dat basis-EPD golden drie uitgangspunten: bruikbaarheid, gebruiksvriendelijkheid en betaalbaarheid. Het systeem moest bruikbaar zijn voor alle specialisten, wat ook het onderhoud ten goede komt. “Het is makkelijker één systeem te onderhouden, dan dertig verschillende”, verklaart Van Gelder. Daarnaast dienen gebruikers geen handleiding nodig te hebben om te snappen hoe het werkt. “Daarom hebben we de structuur aangehouden van de papieren dossiers, met dezelfde tabbladen, die structuur heeft zich immers al jaren bewezen.” Als laatste uitgangspunt geldt de beheersbaarheid van de kosten.

Draagvlak
Draagvlak creëren bleek volgens Van Gelder enorm belangrijk. Het eerste deel van het werk van de klankbordgroep, hun ‘proof of work’, was aan het eind van 2007 klaar. “De vertegenwoordigers van alle vakgroepen zijn uitgenodigd om te kijken of ze konden leven met wat wij bedacht hadden. De ontvangst was goed. Daarna zijn we gaan bouwen, elke twee weken hebben we dat proces geëvalueerd.” Het generieke EPD is, op één onderdeel na, in een jaar gebouwd. Eind 2008 is begonnen met de implementatie bij de eerste drie, kleine vakgroepen. Het basis-EPD moet aangevuld worden tot specifiek maatwerk. “Zo’n 85 procent van het werk moet standaard gedaan kunnen worden, het laatste deel wordt op maat gemaakt voor de verschillende afdelingen. Hoewel een EPD nooit af is, hopen we dat de eindresultaten zo positief zijn dat andere vakgroepen er ook aan willen. Er is nu nog te veel koudwatervrees. Voordat het EPD bij alle vakgroepen draait, zijn we twee en een half jaar verder.” Een vakgroep kan er voor kiezen niet met dit EPD te willen werken. Die vakgroep blijft dan nog analoog werken.

Baten
Kunnen de baten van een EPD worden uitgerekend? Dat is een veelgestelde vraag. De KNO-afdeling, die jaren geleden als eerste afdeling een poging heeft gedaan een EPD te bouwen, draaide volgens Van Gelder financieel zuiniger dan daarvoor. Er werd tijdwinst geboekt en er bleek minder ondersteuning nodig. “Dit zal niet voor elk specialisme gelden. Sommigen zullen meer tijd kwijt zijn.” De overheid vuurt een breed scala aan kwaliteitseisen op ziekenhuizen af, en daar zitten kostenplaatjes aan vast. Het EPD biedt hier naar de vaste overtuiging van Van Gelder voor een deel antwoord op, ‘daar zit winst’. De kosten voor het EPD zijn begroot op drie en een half miljoen euro, daar zit al een deel van de implementatie bij. “We gaan er van uit dat het evenveel kost als dat het opbrengt, maar dat de kwaliteit van de geleverde zorg toeneemt”, is Van Gelder hoopvol.

Top Drie
De top drie van redenen om aan een EPD te beginnen zijn voor Van Gelder de volgende:
- Veiligheid van de patiënt. “In ons EPD staat bijvoorbeeld in de header, naast de patiëntnaam de allergieën en overgevoeligheden.”
- Herbruikbaarheid van de informatie. “Als de gehele doopcel van een patiënt gelicht is hoeft dat niet nog eens te gebeuren.”
- Vollediger dossier in dezelfde tijd. “Het vastleggen van informatie gaat sneller en beter.”

Dossiers
Niets menselijks is de specialisten in het ziekenhuis vreemd, er zijn er die hun dossiers goed voeren en die dat niet doen. “Het zou me een lief ding waard zijn als degenen die hun dossiers slecht bijhouden het nu beter gaan doen. Maar het nieuwe systeem verplicht ze daar niet toe”, stelt Van Gelder. In het kader van de WGBO (Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst) moet de patiënt instemming geven voor bepaalde behandelingen. Het wordt verplicht om dat in te voeren in het EPD, net als de complicatieregistratie. “Maar veel meer kunnen we de specialisten niet opleggen, dan zouden ze meer bezig zijn met de administratie dan met het helpen van patiënten.”

'Big bang'-moment
“De zorg moet betaalbaar blijven en efficiënt zijn, maar dat staat op gespannen voet met de eisen die gesteld worden ten aanzien van de hoeveelheid gegevens die geregistreerd dienen te worden”, concludeert Van Gelder. Dus moest de klankbordgroep keuzes maken en zijn alleen de onderdelen die de overheid verplicht stelt ook in het EPD verplichte kost.

Het SAP-ziekenhuis in Sittard heeft ook een eigen EPD gebouwd. Zij zijn overgegaan naar een nieuw ziekenhuis. Dat moest het eerste papierloze ziekenhuis worden in Nederland. “De overheid zat daar sterk achteraan met subsidies”, volgens Van Gelder. “In Sittard hadden ze een ‘big bang’-moment. Het EPD moest op zeker tijdstip klaar zijn. Die luxe hebben we in Dordrecht niet en daar loopt het bij ons een beetje spaak.”

Banden verwisselen
In het Albert Schweitzer ziekenhuis is het druk, dat maakt het bouwen en in gebruik nemen van een EPD volgens Van Gelder bijzonder lastig. Zijn favoriete vergelijking klinkt dan ook als volgt: ‘Het implementeren van een EPD is als met je auto over de snelweg rijden en tegelijkertijd de banden gaan verwisselen.’ “Het is onmogelijk om te zeggen: ‘We gooien de poliklinieken een maandje dicht om het systeem te implementeren!’. Er komt logischerwijs weerstand. Er werken hier mensen van eind twintig en midden zestig. Die laatste groep is niet computer-minded, de eerste groep weet niet beter dan met pc’s te werken.” Ook dat soort verschillen maken implementatie lastig. “De een weet niet hoe te typen, de ander niet hoe met de hand te schrijven.”

Specialist: 'EPD? Nee'
Wanneer aan een gemiddelde specialist in een ziekenhuis gevraagd wordt: ‘Moeten we aan het EPD?’, dan zullen ze ‘nee’ zeggen, daar is Van Gelder van overtuigd. “We hebben al veel geautomatiseerd, nogal wat informatie is voor iedereen beschikbaar in dit ziekenhuis.” Maar het nieuwe EPD heeft voor bijna elke specialist zijn voordelen. Snel kunnen schakelen tussen iets wat de arts doet en dat wat hij wil opzoeken was volgens de klankbordgroep van essentieel belang. “We werken met 22 inch schermen, het bovenste deel is het werkscherm en in het onderste deel kunnen foto’s, labuitslagen en brieven worden getoond.” Verder maakt het systeem automatisch een samenvatting van alles wat er in wordt gestopt.

Dat met de bouw van het eigen EPD goed werk is afgeleverd blijkt uit de interesse er voor. “Er zijn meerdere ziekenhuizen die belangstelling hebben getoond, sommige willen het graag overnemen. Siemens wil graag een aantal onderdelen overnemen. Dat bedrijf heeft ons gevraagd of we met hen in het ontwikkelplatform willen zitten voor de verdere ontwikkeling van het EPD.”

Auteur: Hein Bosman

Dit artikel verscheen eerder in ICTzorg Magazine van maart/april 2009

Terug naar vorige pagina  »