Op de hoogte blijven? Meld u dan aan voor de gratis wekelijkse nieuwsbrief van ICTzorg
Bij alle discussie over het elektronisch patiëntendossier (EPD) in de afgelopen maanden is opvallend weinig aandacht besteed aan een van de kernonderwerpen: de keuze en implementatie van de benodigde software.
Zonder een goed functionerend EPD-pakket is er straks immers helemaal geen EPD. Voor de honderd betrokken ziekenhuizen gaat het hier om een omvangrijke operatie, waarbij in veel gevallen het gehele ziekenhuisinformatiesysteem op de schop wordt genomen. Maar ook als de aanpassing beperkt blijft tot het invoeren van een nieuw softwarepakket, zoals bij veel zorgverleners het geval zal zijn, kunnen daarbij dezelfde problemen spelen als bij veel omvangrijker ict-projecten.
Bewezen technologie is geen garantie voor succes. In 2007 waren er drie ziekenhuizen die de invoering van iMedOne, een in Duitsland veel gebruikt pakket, stopzetten waarna de verkoop van het pakket eind 2007 in Nederland werd gestaakt. Volgens de meest recente ict-barometer van Ernst & Young (mei 2008) is bij circa 52 procent van alle ict-projecten met informatiesystemen in Nederland, sprake van een resultaat dat in meerdere of mindere mate afwijkt van wat was overeengekomen. Functionaliteit, performance, gebruiksgemak, kosten, doorlooptijd of een combinatie hiervan vielen tegen.
Gezien deze ervaringcijfers loont het de moeite goed aandacht te besteden aan het contract met de leverancier. Ook bij grote projecten wordt daaraan, zeker in verhouding tot de pakketkeuze en de prijs, vaak weinig tijd en aandacht besteed. In veel gevallen wordt gecontracteerd op basis van de algemene voorwaarden van de leverancier, die doorgaans bepaald ongunstig zijn voor de zorginstelling. Zo is de aansprakelijkheid voor schade in veel gevallen verregaand beperkt, zodat bij mislukking de gemaakte kosten niet of nauwelijks worden vergoed.
Een belangrijk aandachtspunt is het tijdstip van aanschaf van de benodigde licenties. Als tegenprestatie op de forse, door de afdeling inkoop bedongen korting op de aanschafprijs van de software, verlangt de leverancier doorgaans dat alle licenties bij aanvang van het project worden afgenomen. Het nadeel is dat, als het project mislukt, de zorginstelling met een groot aantal onbruikbare (maar wel betaalde) licenties blijft zitten. Door contractueel een gefaseerde aanschaf van de licenties vast te leggen kan de schade aanzienlijk worden beperkt.
Als het pakket meer dan een simpele implementatie en een training van enkele dagen vergt, is het raadzaam de risico’s te beperken door de betaling voor de verleende diensten te laten gelijk lopen met de opleveringen. De laatste betaling wordt pas gedaan bij acceptatie van het gehele systeem. Zodoende blijft er tot het laatst een sterke prikkel voor de leverancier om goed op te leveren. Mocht het onverhoopt tot een beëindiging van de overeenkomst komen, dan is het van belang dat de ontbindingsclausule goed is geredigeerd.
Gebruikelijk is dat, als een ernstige tekortkoming in de software of de dienstverlening wordt geconstateerd, de leverancier schriftelijk in gebreke moet worden gesteld, waarna nog een redelijke termijn (bijvoorbeeld 30 dagen) wordt gegeven om de gebreken op te heffen. Het lastige daarbij is dat de mislukking van een ict-project vaak pas gaandeweg gestalte krijgt. Op een gegeven moment is de maat vol en wordt besloten dat men met onmiddellijke ingang van het project af wil. Gebeurt dat zonder een behoorlijke ingebrekestelling en een laatste terme de grace voor de leverancier, dan zal de zorginstelling doorgaans geen aanspraak kunnen maken op terugbetaling van de geïnvesteerde bedragen.
Wolter Wefers Bettink, advocaat bij Houthoff Buruma
ICTzorg.com is een uitgave van
